كيف يعمل iFatora
من لحظة صدور الفاتورة في نظامك حتى استقرار حالتها عند المصلحة.
-
1
الاستيراد
تصل المستندات من نظامك المصدر بإحدى طرق الربط السبع، أو تُدخَل يدويًا حين تكون خارج دورة التشغيل.
الاستيراد التلقائي يعمل كل خمس دقائق من علامة زمنية محفوظة، فلا يُقرأ ما قُرئ. وما يصل يُحفظ كما ورد قبل أي محاولة تفسير: المستند الذي يفشل تحليله هو بالضبط ما ستسأل عنه المراجعة، وخطّ معالجة يحلّل قبل أن يحفظ يفقده.
- المسؤول
- النظام
- مكانها في النظام
- استيراد تلقائي، أو ملف Excel، أو إدخال يدوي
-
2
الفحص
يفحص النظام الحسابات والبيانات الإلزامية وربط الأكواد، ويعرض كل الأخطاء دفعة واحدة لا أولها.
الفحص محلي بالكامل ولا يحتاج اتصالًا بالمصلحة، فيمكن إجراؤه في أي وقت. وكل قاعدة تُطبَّق حتى النهاية: عرض الخطأ الأول فقط يجعل التصحيح رحلة ذهاب وإياب بلا داعٍ.
- المسؤول
- المحاسب
- مكانها في النظام
- شاشة الفواتير — زر «فحص»
هذه الشاشة داخل النظام
كل ما دخل النظام بحالته عند المصلحة، مع الفحص والاعتماد والإرسال من نفس الشاشة — وتحذير صريح حين لا يكون التوقيع جاهزًا. -
3
الاعتماد والتوقيع
يُحوَّل المستند إلى صورته المتسلسلة بخوارزمية المصلحة، ثم يُوقَّع بصيغة CAdES-BES من التوكن.
الاعتماد فعل له صاحب: اسمه ووقته يُسجَّلان على المستند وفي سجل التدقيق. وفي نمط الرمز التفاعلي يحدث التوقيع لحظة الضغط والرمز لا يُكتب في قاعدة البيانات ولا في الطابور.
- المسؤول
- المحاسب صاحب صلاحية الاعتماد
- مكانها في النظام
- شاشة الفواتير — زر «اعتماد وإرسال»
هذه الشاشة داخل النظام
كل ما دخل النظام بحالته عند المصلحة، مع الفحص والاعتماد والإرسال من نفس الشاشة — وتحذير صريح حين لا يكون التوقيع جاهزًا. -
4
الإرسال إلى المصلحة
يذهب المستند الموقّع إلى المنظومة عبر الطابور، فانقطاع الشبكة يؤخّر ولا يُفقد.
المصلحة هي من تخصص معرّف الفاتورة وترجعه، لا نحن. والمحاولات الفاشلة تُعاد بفواصل متباعدة، وما لا يصلحه التكرار يُوقَف لشخص بدل إعادته بلا نهاية.
- المسؤول
- النظام
- مكانها في النظام
- الطابور — تلقائي
-
5
المزامنة واستقرار الحالة
يتابع النظام حكم المصلحة حتى تستقر حالة المستند، ويسحب معه المستندات الواردة من موردّيك.
الحكم يصل بعد الإرسال لا معه، ولذلك المتابعة دورية. ومع تفعيل إشعارات المنظومة تصل التغيّرات لحظيًا إلى جانب المزامنة لا بدلًا منها.
- المسؤول
- النظام
- مكانها في النظام
- مهمة مجدولة كل ربع ساعة
هذه الشاشة داخل النظام
كل حالة مستند بعددها ومبالغها في شاشة واحدة، ومعها ضريبة الشهر، ونسبة ما قبلته المصلحة، وقائمة بما يحتاج تدخلًا الآن. -
6
التقارير والإقرار
تقارير تشغيلية وإقرار قيمة مضافة يجمع المخرجات من فواتيرك والمدخلات من مستندات موردّيك.
الأرقام تُبنى من واقع المستندات الموجودة فعلًا، لا من إعادة إدخالها في جدول منفصل يختلف عن النظام بعد أسبوع.
- المسؤول
- المحاسب والإدارة
- مكانها في النظام
- شاشة التقارير
هذه الشاشة داخل النظام
ملخصات الفواتير والضرائب خلال أي فترة، بتصفية على المنشأة والنظام والحالة ونوع المستند والعميل ورقمه الضريبي.
سبع طرق ربط — اختر ما يسمح به قسم تقنية المعلومات لديك
الاتصال المباشر بقاعدة البيانات
يقرأ iFatora الفواتير مباشرة من قاعدة بيانات النظام المصدر — Oracle أو SQL Server أو MySQL — دون أي تعديل على النظام نفسه ودون تثبيت أي شيء عليه.
خدمة مستقلة على سيرفر المنشأة
خدمة صغيرة تعمل على سيرفر المنشأة بجوار النظام المصدر، تجمع المستندات محليًا وترسلها إلى iFatora عبر قناة مؤمَّنة.
رفع ملف Excel
يصدّر المحاسب كشف الفواتير من نظامه إلى Excel ويرفعه إلى iFatora، فتُقرأ الأسطر وتتحول إلى مستندات جاهزة للفحص.
Excel تلقائي من مجلد مراقَب
نفس قراءة Excel، لكن دون رفع يدوي: يراقب iFatora مجلدًا متفقًا عليه ويلتقط كل ملف جديد فور ظهوره.
ملفات XML / OXI
قراءة مخرجات XML التي تنتجها الأنظمة الفندقية، بما فيها تخطيطات OXI، وتحويلها إلى مستندات ETA.
الإرسال عبر API
يرسل نظامك الفاتورة أو الإيصال إلى iFatora لحظة إصدارها عبر نقطة نهاية واحدة محمية بمفتاح.
OFIS — أوبرا السحابية
ربط أوبرا السحابية عبر واجهة OFIS الرسمية، دون الحاجة إلى أي سيرفر داخل المنشأة.
حالات الفاتورة
ثلاث عشرة حالة من الوصول حتى استقرار حكم المصلحة.
- جديد
- وصل المستند ولم يُفحص بعد.
- اجتاز الفحص
- نجح في الفحص المحلي وجاهز للاعتماد والإرسال.
- فشل الفحص
- به أخطاء محلية معروضة بالتفصيل، ولم يُرسل إلى المصلحة.
- جارٍ الإرسال
- التوقيع تم والإرسال قيد التنفيذ على الطابور.
- مُرسَل
- استلمته المصلحة ولم يصدر حكمها بعد.
- صالح
- قبلته المصلحة نهائيًا وصار مستندًا قانونيًا.
- مرفوض من المصلحة
- رفضته المصلحة؛ سبب الرفض معروض كما ورد. التصحيح مستند جديد.
- غير مقبول
- لم تقبله المنظومة عند الاستلام — غالبًا لخلل في البيانات أو الاعتماد.
- ملغى
- أُلغي بطلب منك وقبلته المصلحة، مع تسجيل السبب.
- مرفوض من المستلم
- رفضه الطرف المستلم عبر المنظومة.
- مستلَم من مورّد
- مستند صادر إليك من أحد موردّيك.
- مستلَم ملغى
- مستند وارد ألغاه مُصدِره.
- مستلَم مرفوض
- مستند وارد رفضته أنت مع تسجيل السبب.
حالات الإيصال
ست حالات فقط — مسار الإيصال أقصر من مسار الفاتورة وأحكامه أبسط.
- جديد
- الإيصال جاهز ولم يُرسل بعد.
- مُرسَل
- أُرسل إلى منظومة الإيصال الإلكتروني.
- صالح
- قبلته المنظومة.
- مرفوض
- رفضته المنظومة وسبب الرفض معروض.
- ملغى
- أُلغي خلال مهلة الاثنتين وسبعين ساعة.
- فشل الإرسال
- تعذّر الإرسال بعد استنفاد المحاولات، والإيصال محفوظ لا مفقود.
الأدوار والصلاحيات داخل النظام
أربعة أدوار جاهزة وخمس عشرة صلاحية — والفصل بينها هو ما يجعل الرقابة الداخلية ممكنة.
مدير النظام
كل الصلاحيات: الإعدادات والمنشآت والأنظمة والمستخدمين والمستندات والتقارير.
كل الصلاحيات
محاسب
العمل اليومي على المستندات: عرض وفحص واعتماد وإرسال وإلغاء، مع التقارير.
الصلاحيات: 11
مراقب
قراءة فقط. لا اعتماد ولا إلغاء ولا تعديل إعدادات — وهذا هو المقصود من الدور.
الصلاحيات: 4
إدارة التراخيص
لوحة الموزّع وإصدار التراخيص فقط، دون وصول إلى مستندات العملاء.
الصلاحيات: 1
general
-
dashboard.viewعرض لوحة التحكم
documents
-
documents.viewعرض الفواتير -
documents.createإنشاء فاتورة يدوية -
documents.validateفحص الفواتير -
documents.approveاعتماد وإرسال الفواتير -
documents.cancelإلغاء الفواتير
receipts
-
receipts.viewعرض الإيصالات -
receipts.approveاعتماد وإرسال الإيصالات -
receipts.cancelإلغاء الإيصالات
reports
-
reports.viewعرض التقارير
configuration
-
config.viewعرض الإعدادات -
config.manageإدارة المنشآت والأنظمة والأكواد -
settings.manageإعدادات التطبيق
governance
-
users.manageإدارة المستخدمين -
activity.viewعرض سجل الحركات
ابدأ أول فاتورة إلكترونية هذا الأسبوع
أرسل بيانات منشأتك ونظامك الحالي، ويتواصل معك فريقنا خلال يوم عمل واحد بخطة ربط واضحة ومدة تنفيذ محددة.
تجربة مجانية ١٤ يومًا — بلا بطاقة ائتمان